Content management is het proces van het plannen, het verzamelen/creëren, het beheren, het publiceren, behouden en evalueren van content.

Content management Levenscyclus

Een content management (CM) proces heeft een levenscyclus. Het organisatieproces is daarbij altijd het uitgangspunt.

1. plannen
2. verzamelen/creëren
3. beheren
4. distribueren
5. behouden
6. evalueren

Om het content management proces meer inzichtelijk te maken, hebben we een handige CM Levenscyclus poster gemaakt.

Contentproces

Een voorbeeld van een contentproces:

1. Een redacteur schrijft een artikel en voorziet het van extra metadata.
2. De hoofdredacteur redigeert het artikel en publiceert het.
3. Het CMS plaatst het bericht op de webomgeving.
4. Afhankelijk van de houdbaarheidsdatum wordt het nieuwsbericht automatisch in het archief geplaatst.

In dit proces heeft de webmaster het contenttype artikel, de artikelpagina en het archief aangemaakt. De vormgever heeft het template van de artikelpagina, het artikel en het archief ontworpen. Een marketeer meet het bezoek en geeft aanbevelingen voor optimalisatie van de content.

Wie meer waarde uit informatie wil halen, ontkomt niet aan content management.

Content management helpt om content optimaal in te zetten in de communicatie met de doelgroepen. Het helpt om de waarde van content te beoordelen en op specifieke doelgroepen af te stemmen. Content management volgt de levenscyclus van content en brengt context en structuur aan voor vindbaarheid en hergebruik.

We worden overspoeld door informatie. Kenniswerkers spenderen veel tijd aan het (vaak vruchteloos) vinden van informatie op het intranet of een ander informatiemanagement systeem. Ook bezoekers van websites hebben veel problemen met het krijgen van antwoord op hun vraag. De informatie is er wel, maar men kan er niet bij. Content management helpt om de informatie op het juiste moment op de juiste plaats bij de juiste persoon te krijgen.

Een content management systeem (CMS) automatiseert een deel van het content management proces.

In een volwaardig CMS zijn inhoud (content), vormgeving, context en structuur van elkaar gescheiden. Met behulp van de tekstverwerker (editor) in het CMS kunnen teksten rechtstreeks worden aangemaakt. De vormgeving is voor een groot deel vastgelegd in sjablonen (templates). Een CMS helpt de content te verrijken met extra context (metadata) en zorgt ervoor dat content automatisch in de juiste vormgeving en op de juiste locatie in de (navigatie)structuur wordt gepubliceerd.

Het gebruik van een content management systeem (CMS) biedt veel voordelen:

Actualiteit

De actualiteit van een website of een intranet wordt door het gebruik van een CMS verhoogd doordat iedere daartoe geautoriseerde medewerker eenvoudig en snel een bijdrage kan plaatsen. Verouderde content of overbodige informatie kan automatisch worden verwijderd.

Consistentie

Het gebruik van een CMS zorgt ervoor dat een website consistenter wordt. Dit komt doordat de structuur en de vormgeving van de webomgeving grotendeels vastliggen. Redacteuren kunnen niet zo maar de vormgeving aanpassen.

Personalisatie

Met behulp van een content management systeem kan een website eenvoudig worden gepersonaliseerd. Een bezoeker geeft voorkeuren aan op de site en vervolgens worden voortaan alleen de voor die bezoeker interessante zaken getoond.

Kostenbesparing

De aanschaf van een content management systeem neemt met name de intensieve beheer- en opmaaktaken over van redacteuren. Dit leidt tot een tijds- en kostenbesparing.

Aan een CMS zijn ook enkele nadelen verbonden.

Aanschaf en implementatie vaak kostbaar

Zowel de aanschaf als de implementatie van een content management systeem is vaak kostbaar. Het is daarom belangrijk dat de juiste keuze wordt gemaakt bij de aanschaf ervan. Vóór de aanschaf van een systeem moeten de wensen van alle betrokkenen worden vergeleken met de mogelijkheden en de kosten van verschillende systemen. Het is van uiterst belang dat de juiste eisen (requirements) boven tafel komen. Neem daar de tijd voor.

Wijziging bestaande werkwijze

Vaak gaat het gebruik van een CMS gepaard aan een verandering in werkwijze van medewerkers. Als dit niet goed van tevoren duidelijk is gemaakt, kan dit leiden tot weerstand bij gebruikers. Veel CMS-projecten mislukken omdat de uiteindelijke gebruikers zich verzetten tegen het systeem. Laat de gebruikers van het systeem bepalen met welk systeem zij willen werken en laat hen zelf de verantwoordelijkheid nemen voor het inrichten van de nieuwe werkwijze.

Systeem is gebruikersonvriendelijk

Een aantal CMS-en zijn nog steeds gebruikersonvriendelijk als het gaat om de editor, het beheer van afbeeldingen, het zelf aanpassen van de sitestructuur en de vormgeving. Let hierop bij de aanschaf.

Meer wensen

Al vrij snel na de eerste implementatie komen de eerste nieuwe wensen boven tafel. Als het CMS hierop moet worden aangepast, kan dit leiden tot heel wat onvoorziene kosten. Het is dus van belang om al bij de selectie rekening te houden met de schaalbaarheid van het systeem. En reserveer ook budget voor de jaren ná de implementatie van het systeem om teleurstellingen te voorkomen.

Meer informatie

Content management tools zijn er in overvloed. Er zijn tools voor web content management (WCM), zoeken (Search), bezoekanalyse (Analytics), document management (ECM) en voor social media. Bekijk het tooloverzicht.